忘年会幹事のナレッジ

早いですが今年も忘年会の季節です。と言うことで、忘年会のナレッジを共有します！

宴会は大事！

忘年会をはじめとする宴会を行うと決めたら、確認する内容はこれ！

・参加者（１つの組織単位か、他も呼ぶのか？）

・日時

・予算

・なんか目的を置くのか置かないのか

参加率を高めるには、集客力高い人をまず抑える！

どうせなら多くの人に参加してほしいですよね！

参加率を高めるには、社内の集客力高い人の予定をまず押さえましょう。忙しい上長や、東京や遠方にいる上長、もしくは普段家庭との両立で飲み会に参加できない内勤さんなどです。

そして参加の招集を全体にかけたら、次は個別に口説いていきます。

「〜さんもくるから、あなたにも来てほしいです」

「〜さんがいないと、場が盛り上がらないですよ ！」など言いながら中々良い返事をもらえない人には個別声かけましょう。

離脱を何としても避けるべく

離脱を避けるために、お店の希望を聞く・なにかコンテンツを作るなどの工夫が必要です。

ワクワクする仕掛けのために、出席者一覧の紹介シートを作ったりもします。

とはいえ一定数予約の人数は変動するので、あらかじめ１名少なくお店を予約するとか、人数に調整が入ることをお店に事前に伝えて置くとか、飲食店との円滑なコミュニケーションが必要です。ちなみに、ちゃんとした宴会は下見が必要です。

お店の接客や、個室が本当に個室なのか、とか飲み物出てくる時間が遅くないか？などなど、お店の下見しましょう。

お店選びは、１）会社の近くか　２）全員が帰りやすい駅の近くか

この２つをちゃんと把握しておきましょう。

「帰り道めんどいから参加しない」という人もいますので、おおよその皆の路線を知って置く必要あります。でもそれがわからなかったら会社の近くでやりましょ。

10人以上なら座敷が鉄板

10名以上のお店で飲み会をする場合、テーブル席だとメンバーが行き来しづらくなります。そのため、座敷タイプのお店が鉄板です。盛り上がるか不安な時は、こちらで座席表を作ります。で、盛り上げ担当を各ブロックに配置し、そこのブロックの盛り上げをお願いしましょう。

「このテーブルの将来は君にかかってる。」って言うとすごい頑張ってくれる人が一定数います。託しましょう。その宴会の命運を。

幹事が準備しておくと便利なSOSグッズ

・携帯の充電器（モバイルバッテリー含む）

・自分のお財布のお札は崩して1000円札にしておく

・ボールペン、メモ帳、封筒（会費を現金で回収する場合）

・接待などの場合は、相手のタバコの予備（日頃から見ておく）

・二次会先発隊（ラストオーダーあたりから調整）

的なものを仕込んでおくと何かと便利ですね。

自分が楽しみつつ、お酒は飲んでも飲まれるな

と言う準備を持って、当日は誰よりも自分が楽しむ姿勢で挑みましょう。

幹事はお酒を飲んでも絶対に酔ってはダメです。会計がグダグダになるとか、その時にしか聞けない貴重なメンバーとの声とかを忘れてしまわないように。

あと、リーダーは自分の席でとどまらないようにします。席をうつってまんべんなく全員と話すのが皆の満足度を高めるコツです。だからこそ座敷タイプの店じゃないとダメなのです。

わざわざリーダーが来たからといって座る場所を譲ってたら、皆が緊張しちゃうじゃないですか。お誕生席でいいから座席をうろうろして話を聞くのです。それを後ろから指示するのが幹事です。おかわりの飲み物を持って、「次はあのテーブルに行ってくれ」とさりげなく差配するのです。

メンバーは非常に繊細なので、ここで相談した内容も、会社で話した相談も、同じだけの期待を寄せて来ます。「それはここを出たら忘れる、愚痴として聞くねー」みたいな一言を言う気遣いとか、「わかった。じゃあ忘れないように自分にメールしとく」とその場でメモする真摯さとかを出すために、

お酒は飲んでも飲まれるな。

宴会幹事ってほぼプロマネじゃん

と言うことで宴会幹事はもはやプロマネのような経験をつめます。

細かな大変なこともありますが、

幹事で集まって飲む反省会がめちゃくちゃ楽しいのでやってみると良いですよー！